Thuiswerken het nieuwe normaal

Thuiswerken het nieuwe normaal?

Door de coronacrisis is thuiswerken veel gangbaarder geworden. Het wordt steeds duidelijker dat we ook na de coronacrisis geen afscheid gaan nemen van het thuiswerken. Afwisselend werken op kantoor en thuis wordt het nieuwe normaal.

Maar hoe zit het met de rechten en plichten rondom het thuiswerken? Het thuiswerken roept vragen op. Mag ik mijn werknemers een thuiswerkvergoeding geven? Wat gebeurt er met de reiskosten? Waar moet de thuiswerkplek aan voldoen? Mag de werkgever de werkplek controleren? Kan je werknemers verplichten thuis of op kantoor te werken? We hopen met deze nieuwsbrief een aantal van deze vragen te beantwoorden.

Thuiswerkvergoeding

Werkgevers kunnen een vergoeding geven aan werknemers voor de extra kosten die worden gemaakt door thuis te werken. Per 1 januari 2022 wordt het mogelijk om een onbelaste thuiswerkkostenvergoeding van maximaal € 2 per dag aan werknemers te verstrekken. De vergoeding is ter compensatie van de (kleinere) extra onkosten, zoals internet, verwarming en koffie.

De vergoeding is vastgesteld op maximaal € 2 per thuisgewerkte dag of deel daarvan.
De werkgever hoeft geen loonheffing te betalen over deze thuiswerkvergoeding.
Ook blijft een onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer bestaan. Deze bedraagt maximaal € 0,19 per kilometer.
De werkgever kan per dag óf de thuiswerkkostenvergoeding, óf de reiskostenvergoeding geven.
De werknemer en werkgever kunnen vaste afspraken maken over het aantal dagen per week waarop de werknemer thuiswerkt. Op basis hiervan kan de werkgever een vaste vergoeding toekennen. Zo hoeft de werkgever niet per werkdag bij te houden welke vergoeding hij toekent.
Voor de berekening van een vaste thuiswerkvergoeding geldt dezelfde systematiek als voor een vaste reiskostenvergoeding. Werkt de werknemer een deel van de dag vanuit huis en reist de werknemer later die dag naar werk (of andersom), dan dient de werkgever een keuze te maken tussen de onbelaste thuiswerkvergoeding of de onbelaste reiskostenvergoeding.

LET OP! Ontvangt de werknemer reiskostenvergoeding, maar werkt hij of zij ook thuis? Dan zal de werkgever actie moeten ondernemen vóór 1 januari 2022.

Zorgplicht

Ook als werknemers thuiswerken, moet de werkgever zorgen voor goede, gezonde en veilige arbeidsomstandigheden. Dat noemt de wet de zorgplicht. De werkgever moet zodanige aanwijzingen geven en maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om te voorkomen dat de werknemer schade lijdt in de uitoefening van zijn werkzaamheden.
Om aan de zorgplicht te voldoen, moet de werkgever vier stappen ondernemen:

Informeer: vraag naar de situatie van de werknemer/thuiswerker. Vraag regelmatig hoe het met de werknemer gaat. Is er sprake is van een goede werk-privé balans, hoe is de werkdruk etc.
Instrueer: de werkgever moet de werknemer herhaaldelijk instrueren wat betreft veilig en gezond thuiswerken. Zo is het belangrijk dat je de werknemer blijvend voorlicht ten aanzien van de specifieke eisen waaraan een ergonomisch ingerichte werkplek moet voldoen en de werknemer bewust maakt van de wijze waarop hij beeldschermwerk verantwoord kan verrichten.
Faciliteer: als dat noodzakelijk is, moet de werkgever bovendien faciliteren dat de werknemer op verantwoorde wijze zijn werkzaamheden kan uitvoeren. De kosten die hij in dit verband maakt, komen op grond van artikel 44 van de Arbeidsomstandighedenwet voor rekening van de werkgever. De verplichting om zorg te dragen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek geldt echter niet wanneer dit redelijkerwijs niet van de werkgever kan worden gevergd. Wanneer de werknemer bijvoorbeeld incidenteel of voor korte tijd thuiswerkt, kan van de werkgever in beginsel niet worden verwacht dat deze direct overgaat tot het faciliteren van de thuiswerkplek.
Controleer: heeft de werknemer een goede werkplek, met een bureau, bureaustoel, voldoende ventilatie etc. Hiervoor kan een checklist gebruikt worden of bijvoorbeeld verzoeken om een foto van de werkplek te sturen.

Recht op thuiswerken

In Nederland is er nog geen wettelijk recht op thuiswerken. Een werknemer heeft wel het recht om op grond van de Wet Flexibel Werken een verzoek in te dienen om vanuit huis te werken. De werkgever is niet verplicht om gehoor te geven aan dit verzoek, maar moet hierover wel met zijn werknemer in gesprek gaan.

Thuiswerkovereenkomst

Als werknemers structureel, regelmatig of tijdelijk thuis gaan werken, is het verstandig om duidelijke afspraken te maken over wat van elkaar wordt verwacht. Deze afspraken kunnen worden vastgelegd in een thuiswerkovereenkomst.
In een thuiswerkovereenkomst komen zaken aan de orde als:

de dagen of uren waarop de werknemer thuiswerkt;
de manier en de tijdstippen waarop de werknemer bereikbaar is voor klanten en collega’s;
de manier waarop de werkplek is ingericht;
de beveiliging van de apparatuur;
de vergoeding die de werkgever geeft voor de inrichting van de werkplek;
de vergoeding die de werkgever geeft voor het gebruik van privémiddelen;
de manier waarop de controle van de arbeidsomstandigheden op de thuiswerkplek in zijn werk gaat;
de aansprakelijkheid bij schade aan apparatuur of bedrijf (bijvoorbeeld door computervirussen).

Aanvullende vragen?

Maak geheel vrijblijvend een afspraak voor meer informatie. Je kunt HR Domein bereiken op telefoonnummer 085 - 747 04 12 of via loon@hrdomein.nl.